下载一堆 PDF 后，最难找的往往不是文件，而是“那篇我标过一段重要论证的文章”。Zotero 把文献条目、附件和笔记放在一起，版本 10 又把复杂检索搬进主窗口。它适合把收集、阅读与写作连成一条工作线。
用条目和分类整理文献库
文献条目保存标题、作者、出版日期等信息，PDF 和笔记可以挂在条目下面。一个文件名很短的 PDF，也能依靠所属条目的作者、年份和 DOI 被找到。导入之后先核对这些字段，后续排序和生成引文就有了清楚的依据。
同一条文献可以放进多个分类。例如，一篇文章同时服务于“课程准备”和“论文背景”，可以分别放入两个集合；它仍是库中的同一条记录。这样组织项目时，就不必为了两个用途再导入两份副本。
高级搜索的入口与结果层级
Zotero 10 把高级搜索放进了主窗口。点击快速搜索栏上的筛选按钮，条件区就在当前工作区展开；单靠关键词找不准时，可以继续组合多个条件筛选文献库。
新的检索支持嵌套条件组，并允许选择结果层级：找顶层文献、附件或批注。由此可以用批注条件反查其所属文献，也可以从某类文献中继续定位批注。先想清楚最终要拿到哪一层对象，再安排条件，会比不断加关键词更直接。
拆分检索条件，固定标注含义
可以先写一句话：“我要找某位作者的论文，其中有我标成某种颜色的段落。”把它拆成作者条件、批注条件和结果层级；希望看到文献清单，就让结果落在顶层条目。接着抽看几条结果，确认自己的标注习惯与检索条件一致。
颜色或标签的含义由自己的工作方式决定。例如把一类标签留给“待核对引用”，另一类留给“可能用于讨论”。含义稳定以后，检索才便于重复使用；若今天用红色表示反对，明天又表示重点，查询结果就需要重新解释。
插入引文，从小项目开始
Zotero 提供文字处理器集成，把选定条目插入文稿，并根据所选样式生成参考文献表。写作前仍值得回到条目的标题、作者和日期看一遍：格式工具负责排版，条目信息决定最终引文里写了什么。
初次使用可以从一个正在进行的小项目开始：导入几篇必读文献，整理条目，写下有用途的批注，再建立一个能找回它们的查询。把这个过程走通，随后扩大文献库时，就有了可延续的组织方法。